Overflødig dokumentation i psykiatrien

Af Camilla Gøtzsche, konst. afdelingslæge, Krise- og Katastrofepsykiatrisk Center, Rigshospitalet, og medlem af DPS’ bestyrelse.

Af Camilla Gøtzsche, konst. afdelingslæge, Krise- og Katastrofepsykiatrisk Center, Rigshospitalet, og medlem af DPS’ bestyrelse.

I 2013 kortlagde SSI registreringerne i psykiatrien. Desværre beskæftiger rapporten sig kun med landsdækkende, ikke med lokale eller regionale krav; eller med brugergrænseflader, registreringsformer og it-strukturer. Derfor viser den kun et hjørne af virkeligheden, ikke hverdagen som den opleves af mange ansatte.

I bestyrelsen har vi det seneste år brugt tid og kræfter på at se, om vi kunne gøre noget ved en sag, som længe har optaget mange psykiatere: nemlig de overflødige krav om dokumentation, som er en byrde og plage for mange ansatte i psykiatrien.

Arbejdet blev kickstartet af den forrige DPS-bestyrelse.

I foråret 2012 var der nemlig megen fokus i medierne på, at det er vigtigt, vi udnytter de sparsomme ressourcer optimalt; herunder fokus på, hvad lægerne bruger deres tid på.

 

75 procent til administration

Foreningen af Yngre Læger var fx ude med en (helt uvidenskabelig) måling, der viste, at en yngre læge kun brugte ca. 25 procent af sin arbejdstid på kontakten med patienterne. Resten af tiden gik med administration!

Det viste sig at være et billede, som mange psykiatere også kunne nikke genkendende til.

Det lykkedes den daværende DPS-bestyrelse at råbe så højt om dobbeltregistreringer og overflødig dokumentation, at tv-avisen tog historien op.

Pia Olsen Dyhr var på det tidspunkt fung. sundhedsminister. I et indslag den 9. april 2013 opfordrede hun psykiaterne til at komme med konkrete eksempler på overflødig dokumentation og andre former for bureaukrati, der fjer­nede personalets fokus og tid fra patienterne og behandlingen.

Den opfordring kunne DPS’ bestyrelse ikke sidde overhørig! De igangsatte derfor en rundspørge. Der var ikke tale om nogen videnskabelig eller repræsentativ undersøgelse, men alene om en uformel rundspørge blandt DPS’ medlemmer.

 

Bred enighed

DPS’ medlemmer arbejder under meget forskelligartede vilkår, fordelt som de er på alle fem regioner, hvor nogle er ansat i det offentlige og andre i det private. Alligevel var der bred enighed om, at ulogiske, overflødige og kontraindicerede registreringskrav var en kilde til daglig frustration. Og at kravene – sammen med dårlige IT-systemer og forældet hardware – var med til at fjerne fokus fra behandlingen og tid fra patienterne.

Den konkrete kritik kan ses i DPS’ brev af den 2. maj 2012: ”Overflødig dokumentation i psykiatrien”.

Brevet blev sendt til Sundhedsministeren. DPS’ formandskab fik også foretræde for Folketingets Sundhedsudvalg, som lyttede interesseret og stillede spørgsmål til ministeren om dokumentationspraksis i psykiatrien.

 

SSI’ kortlægning

På den baggrund bad Sundhedsministeriet i slutningen af 2012 Statens Serum Institut (SSI) om at igangsætte en kortlægning med henblik på at sikre, ’at der fra centralt hold ikke blev stillet krav om unødig dokumentation’.

SSI bad Implement Consulting Group om at udarbejde kortlægningen.

Der blev afholdt to workshopdage, hvor klinikere, repræsentanter fra regioner og psykiatriledelser mødtes med Implement for at gennemgå registreringskravene i psykiatrien og identificere problemstillingerne.

 

Kun landsdækkende krav

Derefter blev der nedsat to arbejdsgrupper: en gruppe med klinikere, hvor jeg repræsenterede DPS, og en gruppe med repræsentanter fra regionerne og psykiatriledelserne. De to arbejdsgrupper mødtes aldrig. Det var således op til Implement at få samordnet resultaterne fra de to grupper.

De to grupper havde alene til opgave at se på landsdækkende registreringskrav. Formålet med arbejdet var kort sagt:

  • fjernelse af dobbeltregistreringer
  • identificering af eventuelle unødige registreringer og
  • forbedring af anvendelsen og formidlingen af registreringer

Vi skulle altså ikke forholde os til regionale eller lokale registreringskrav. Samtidig blev det klart, at eftersom Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM) er implementeret meget forskelligt rundt omkring i regionerne, var der meget forskellige opfattelser af, hvilke registreringskrav der var overflødige eller dobbelte.

 

Registreringer er helt nødvendige

I min arbejdsgruppe var vi meget enige om, at registreringer er helt nødvendige for at sikre 1) en god behandlingskvalitet, 2) en effektiv ressourceanvendelse og 3) et solidt grundlag for forskningen. For at have værdi skal en registrering altså tjene et konkret formål. Set i den optik er der kun ganske få af de nationale registreringskrav, der er overflødige.

 

Dette er ikke med

Der, hvor mange registreringer opleves som overflødige, er typisk dér, hvor DDKM betød, at de samme oplysninger skulle registreres flere steder – på forskellige måder. Men da dette skyldtes regionale eller lokale instrukser, er dette ikke med i rapporten.

Kortlægningen tager heller ikke stilling til de arbejdsgange, som er grundlaget for selve indberetningen. Det betød fx, at vi ikke skulle tage stilling til brugergrænseflader, registreringsformer og it-strukturer. Det var tydeligt, at datafangst ville kunne løse mange registreringsproblemer, men det er samtidig mit indtryk, at alle mener, det har lange udsigter.

Kortlægningen kom dermed kun til at omhandle dele af registreringspraksis. I mine øjne er den derfor ikke fyldestgørende, hvis man vil vide, hvorfor registreringskravene opleves som ”for meget” af dem, der skal udføre registreringerne – personalet i psykiatrien.

Nu kan man naturligvis argumentere, at det heller ikke var det spørgsmål, ministeren rejste.

Jeg hilser sådan set velkomment, at man ønskede at klargøre, om der var krav om dobbeltregistreringer fra centralt hold. Men det er samtidig min klare opfattelse, at rapportens konklusioner kun viser et lille udsnit af virkeligheden.

Enkelte af rapportens anbefalinger er i og for sig udmærkede. Det gælder fx ønsket om positiv formulering af registreringskrav. Det betyder fx, at det ikke skal registreres, hvis udfaldet på et spørgsmål/område/prøve mv. er negativt. Dette udelukker ikke statistisk bearbejdning af materialet og er afprøvet tidligere på ikke-psykiatriske kvalitetsdatabaser, dog med varierende succes.

Jeg håber også, at der kan være noget at hente i den del af ministerens svar, der lyder:

“Jeg har noteret mig kritikken, der i rapporten rejses i forhold til DDKM. Jeg har samtidig noteret mig, at rapporten peger på, at det kan hænge sammen med den lokale implementering, hvor nogle regioner måske ”overoperationaliserer” kravene i DDKM”….

“Jeg kan oplyse, at mit ministerium vil tage rapportens konklusioner op over for IKAS (Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet), herunder i relation til spørgsmålet om hensigtsmæssig lokal implementering.”

Ministerens svar og rapporten kan ses her:

http://www.ft.dk/samling/20121/almdel/SUU/bilag/304/index.htm

Kortlægningen har da heller ikke fået kritikken af dobbeltregistreringer og utidssvarende IT-systemer til at forstumme– hverken inden for psykiatrien eller i sundhedssektoren generelt.

Den 24. januar 2014 kunne man fx i Ugeskrift for Læger læse et indlæg, hvor ti læger på Frederikssund Hospital beskylder tunge og utidssvarende IT-systemer for at være ansvarlige for et markant fald i lægernes produktivitet.